国际货代公司的操作流程是怎样的？

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。

货代操作工作流程

一、订舱

1.客户向我司订舱的;

2.客户发来的订舱单需显示以下信息
，但不限于此;

①托运人/发货人 ②船公司/船名/航次或船期 ③起运港 ④目的港/中转港 ⑤货名 ⑥柜型 、柜量 ⑦运价 ⑧托运人的签字
、盖章;

3.客服人员收到订舱单后，须与SALES核对运价是否正确 ，并由SALES在订舱单上签字确认
，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编S/O号;

4.订舱单发出后 ，客服人员应主动向船公司确认舱位
，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰 、准确 ，以免造成混淆;

5.订舱完毕后
，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：

①新建委托 ，输入托运人
、货名、船公司 、船名
、航次、开航日期 、装港
、目的港、箱型箱量;

②工作号，并按各业务员创建业务编号
，比如“客户服务”以KF开头;

③输入费用明细 - 主要是应收费用;

④订舱确认，输入订舱号 。输入电脑时 ，应确保准确
，并特别注意以下信息：船公司名称 、船名、航次(一律采用V
。XXX的格式)
、开船日期。

6.操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：

①托运人应与订舱单上的托运人一致 ，并写清电话 、传真
、及联系人;

②费用明细应仔细填写
，“应收 ”为向客户收取费用;“应付
”为由我公司支付的费用;运费到付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明;向客户收取的费用为ALL IN时 ，须注明包含哪些费用;免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认;

③需由我司目的港代理代收运费的
，须在台帐上注明使用哪家代理 。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理, 必须公司领

导确认);

④客户需倒签 、顺签
、预借提单的 ，须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请
，由操作部经理或公司主管领导签字确认;

⑤订舱号、订舱日期 、船名
、开船日期要完整填写;

⑥客服人员应在台帐上相应位置签字
。

7.客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号 、船名
、航次、目的港 、箱量及业务编号登记在台帐上 ，以便统计查询。

二、拖车
、报关

1.出书面申请，公司批准后方能安排;

2.安排拖车前
，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点;

3.安排拖车时，需向拖车行发出书面委托 ，写明装柜时间、装柜地点 、协议价格
、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等
，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关 。需严格按照公司公布的拖车行 、报关行列表及相应价格进行安排
。对个别重要客户有特殊要求的 ，需提下资料：客户名称
、拖车行、柜型柜量 、起止地点及费用等;

4.应至少提前半天时间向拖车行下委托
，以便拖车行有时间打单
、安排;

5.委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名 ，手机号码、柜号
，并报给工厂;

6.客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担;

7.一般贸易在深圳清关的可不需司机本 ，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往
，可委托车行代办转关手续;

8.安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷 ，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排;

9.如客户要求冻柜需代发电机的
，应安排有带发电机的拖车公司拖柜;

10.在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车 、装箱
、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服 ，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储;

11.在给货运站的委托书中需注明提空柜时间
，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空

柜，还是等货到后再提 ，避免产生还空费用;

12.安排报关时
，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收 。在收到由报关行退回的退税联后 ，应立即通知客户
，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录
。

三 、其他

1.如由我司安排拖车、报关的 ，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场
，避免发生额外费用。若有发生超堆费
、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户 ，要求其书面确认，并在台帐上登记;

2.客户因各种原因取消订舱的
，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料;

3.客服收到财务打印出来的DEBIT NOTE ，与电脑资料核对无误后
，立即传真给客户 。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真 ，写明发票抬头及金额 、币种;

4.对由客户自拖自报的
，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上 ，即可将台帐立即交文件组;

5.对由我司安排拖车报关的
，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组
。

文件

1.文件组收到船公司的LOADING LIST 后 ，与台帐核对
，已经装上船的，应立即向客户催要补料。

2.文件组需核对船公司的LOADING LIST 及费用清单 ，如有发生超堆费
、超期柜租的，而客服尚未确认的
，应立即通知客户，要求其书面确认 ，并在台帐上登记 。

3.文件员根据客户提供的补料
，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚 ，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L
。

4.提单的缮制应注意以下几点：

①提单的内容应完整、准确
，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER 、CONSIGNEE
、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY 、POL
、POD、PLACE OF DELIVERY 、MARKS
、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO 。 ，DELIVERY AGNET 等;

②提单表面应清洁
，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章
。一些重要的项目 ，比如船名/航次 、卸港、箱号等不可更改;

③应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话
、传真、联系人;

④客户要求出船证的。船证的内容(比如船级社 、船龄的要求)应与相关船公司核实确认;

⑤如客户要求倒签提单的
，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天 ，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字
，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发;

⑥外代提单不允许预借 。

5.使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意：

①出我司HB/L给客户 ，HB/L上打真正的收货人与发货人
，并可注明到付运费的金额，DELIVERY AGENT 为我司代理;

②OB/L上面SHIPPER为我司 ，CONSIGNEE
、N
。PARTY均为我司目的港的代理
，其它资料与HB/L相同，将OB/L电放给我司代理;

③事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款(预付或到付);

④制作CHARGES SETTLEMENT ，列明货物相关信息及要求代理收取的费用
，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用;

⑤制作放货通知书 ，通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放
，然后与OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L电放信 、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理;

⑥对代理有向我司退代理费的 ，应在台帐上注明，并输入电脑。

6.缮制美线提单时
，应注意：

①HB/L与OB/L的缮制可参考第5项;

②OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显示该S/C号;

③核对货名
、价格、中转港 ，必须与合约中规定的一致 。

7.将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务
，以便财务在收妥运费后放提单给客户
。具体放单 、放货办法根据我司相关规定执行。

8.将提单号
、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费 、拖车费
、报关费、超堆费 、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑 ，核对无误后通知财务 。

9.将台帐
、提单、与代理的CHARGE SETTLEMENT(若有)复印交财务签收。

10.费用通知财务后不可缮自更改
，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目 、金额
、更改原因 ，由操作部经理签字
，再交财务部
。但需注意以下几点：

①海运费的更改需由公司领导批准同意;

②改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚;

③因漏输 、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。

11. 将台帐分船公司按月份存档 。

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